Responsable Pôle Secrétariat Général H/F

Missions

Vous contribuez activement au bon fonctionnement de la structure en assistant la Direction Générale dans son quotidien ainsi que la Présidence au niveau des missions administratives courantes et logistiques, des échanges internes et externes, de la coordination ou des missions de traitement, d’exploitation, d’analyse et de mise en forme de données. Plus concrètement, rattaché à la Directrice Générale et avec l’appui d’une assistante administrative, vous :

- Management du Pôle Secrétariat administratif : en vous appuyant sur une assistante administrative, vous pilotez l’activité, définissez les missions, objectifs, priorités, assurez la dynamique du pôle, le suivi RH (entretiens individuels…), garantissez la continuité de service, organisez les réunions trimestrielles avec les autres assistantes de direction pour permettre la bonne circulation des informations.

- Gérez l’assistanat administratif de la Direction Générale et de la Présidence : préparer, enregistrer, traiter les dossiers, rédiger des courriers, notes et rapports relatifs aux dossiers, gérer les courriers et mails de la direction, assurer le classement des dossiers.

- Assurez un appui logistique dans l’organisation du temps de travail de la Directrice Générale : tenir l’agenda, prendre les rendez-vous, planifier les réunions, préparer les salles de réunion, réserver les restaurants, les salles, tenir les plannings de congés des directeurs / directrices et de la direction générale, gérer les appels téléphoniques.

- Contribuez à la préparation des réunions de Direction (Comités de Direction, réunions de Managers, assemblée générale), rédigez et diffusez les comptes-rendus.

- Gérez la bonne circulation des informations en étant le relai entre la direction générale et les différents services : Collecter, centraliser, diffuser, classer les informations et documents dans les dossiers

- Contribuez à l’accueil et la coordination : assurer l’accueil des rendez-vous de la Direction Générale, de la Présidence et des Pôles de la Direction si nécessaire, apporter le premier niveau d’information ou orienter vers une autre direction, participez à l’accueil physique, téléphonique et par email du siège. Vous pouvez être amené à gérer et/ou assister techniquement les directions dans l’organisation de réunions et d’évènements.

- Soutenez les activités liées à la Concertation locative : Réaliser la mise en œuvre de la concertation locative avec les associations de locataires, assurer le rôle d’interlocuteur privilégié des associations de locataires, respecter le Plan de Concertation Locative, organiser les Conseils de Concertation Locative.

- Activités secondaires : Porter et participer à des projets transversaux.